Menu
Aansluitend op de blog over time management van twee weken geleden, wil ik vandaag nog een andere techniek belichten die veel tijd kan vrijmaken in uw agenda: delegeren. Ik merk in mijn coachingpraktijk nochtans regelmatig op dat delegeren ook een belangrijke bron van frustraties kan zijn. En dit zowel bij diegene die delegeert als bij de persoon die de opdracht toegewezen krijgt. U let bij het delegeren best op een aantal belangrijke zaken om het proces niet alleen efficiënt maar vooral ook effectief te maken!
Jaren veldwerk en ervaring met vaak complexe uitdagingen hebben van u een expert met een eigen methodiek en een ruim arsenaal aan oplossingen gemaakt. Het is normaal om te denken dat uw bewezen werkmanier de beste manier van handelen is. De psychologie hierachter zit geworteld in ons aangeboren verlangen naar controle en status quo. Maar in de realiteit is mordicus vasthouden aan uw denkwijze uiteindelijk een knelpunt dat verandering en groei moeilijker maakt.
Het antwoord op deze vraag is eenvoudig: groei. Zowel uw eigen groei als de groei van uw team of organisatie hangen op een bepaald moment af van uw vermogen om effectief te delegeren. Het alternatief is ad vitam eaternam altijd dezelfde taken te blijven doen. Niet echt een innovatieve omgeving. Met al grootste risico voor uzelf dat naarmate uw takenpakket en verantwoordelijkheden groeien, u altijd maar minder en minder tijd hebt om die taken ook correct uit te voeren. De oplossing? Effectief delegeren! Hieronder vindt u 4 strategieën die u daarbij kunnen helpen.
Maak om te beginnen een onderscheid tussen taken die enkel u kunt uitvoeren en deze waar iemand anders net zo goed mee aan de slag kan. Uw focus ligt namelijk het best bij die kerntaken waar uw unieke vaardigheden en expertise het verschil maken. Het gaat dus niet om de taken die u graag doet en diegene die u minder graag doet!
Voer vervolgens een risicoanalyse uit op de potentieel delegeerbare taken. Hoe belangrijk zijn ze? Hoeveel tijd nemen ze in beslag? Wat is de impact van eventuele fouten in de uitvoering? U kunt dan beslissen om ze toch zelf te doen of in elk geval te zorgen voor een gedetailleerde opdracht en/of strikte opvolging.
Het kortetermijndoel van delegeren is uw agenda beheersbaar maken. Het langetermijndoel van delegeren is uw collega’s laten groeien in hun rol. Het volstaat dus niet om blindelings taken toe te wijzen. U moet net zorgvuldig overwegen welke collega de juiste skills en kennis heeft om een taak van u over te nemen. U kunt natuurlijk ook zorgen voor een aangepaste training als er ergens een hiaat zou zijn. Maar kijk ook na of uw collega toegang heeft tot alle nodige systemen en processen om de taak correct uit te kunnen voeren. Tenslotte is het ook heel belangrijk dat uw collega ook de tijd heeft om een extra taak op zich te nemen.
Communicatie is zo vaak een knelpunt en dat is bij delegeren niet anders. Dit zijn enkele richtlijnen die u best overweegt:
Hier schuilt wel een belangrijke valkuil waarop ik delegeren bij mijn klanten vaak zie fout lopen: empowerment, of juister een gebrek aan empowerment. Delegeren werkt het best als u uw collega de ruimte laat om de opdracht met de nodige autonomie uit te voeren. Als u de opdracht zo definieert dat ze enkel uw eigen methode tot op de komma moeten uitvoeren, verhindert u een groeimoment, riskeert u ook hun motivatie onderuit te halen en is de kans groot dat u het uiteindelijk toch overneemt omdat ze waarschijnlijk trager zijn dan uzelf. Delegeren betekent dus uw eigen manier loslaten en met een open geest uitkijken naar de oplossingen waar uw collega’s mee voor de dag komen. U zult doorgaans aangenaam verrast zijn.
Zit na afloop altijd samen met uw collega om het werk samen te overlopen. Denk daarbij toekomstgericht: probeer niet meteen uw evaluatie te geven, maar informeer eerst naar hoe zij de taak hebben ervaren, waarover ze het meest tevreden waren en wat ze de volgende keer graag anders zouden zien.
Gebruik dit moment ook als een opportuniteit om uw delegatievaardigheden verder aan te scherpen: wat vonden ze van de communicatie rond de opdracht? Van de verwachte rapportering? Was uw feedback nuttig?
Voor degenen onder ons die jarenlang door de complexe en uitdagende wateren van leiderschap hebben genavigeerd, is delegeren niet altijd gemakkelijk. Effectieve delegatie is echter een leiderschapsvaardigheid die een aanzienlijke ROI met zich meebrengt voor zowel persoonlijke als organisatorische groei. Uiteindelijk hebben we als ervaren professionals de tools om berekende beslissingen te nemen, het juiste talent te kiezen en onze doelstellingen te verwoorden op een manier die een succesvolle delegatie garandeert.
Door de kunst van het delegeren onder de knie te krijgen, verbetert u niet alleen uw leiderschapsrepertoire, maar bevordert u ook een omgeving waarin talent kan groeien, innovatie kan gedijen en uw organisatie succesvol kan blijven.
